R-SOFT DMS

Autorski
SYSTEM wspomagający zarządzanie dokumentacją elektroniczną

APLIKACJA TA JEST NARZĘDZIEM WSPIERAJĄCYM OBSŁUGĘ DOKUMENTACJI WPŁYWAJĄCEJ ORAZ WYCHODZĄCEJ Z PODMIOTU, JAK RÓWNIEŻ DYSTRYBUCJĘ KORESPONDENCJI WEWNĄTRZ INSTYTUCJI

System R-SOFT DMS jest naszym autorskim rozwiązaniem wspierający elektroniczny obieg dokumentacji. Jest to narzędzie pozwalające na eliminację tradycyjnej papierowej obsługi dokumentów w dowolnej jednostce, a także zwiększające z sposób znaczący efektywność zarządzania poprzez nadzór nad zadaniami pracowników oraz monitoring procesów.

System R-SOFT DMS jest dedykowany do pracy w:

  • jednostkach Administracji Publicznej różnego szczebla oraz ich jednostek podległych,
  • szpitalach, przychodniach oraz innych jednostkach medycznych w części administracyjnej („szarej”),
  • uczelniach i jednostkach naukowych,
  • instytutach badawczych,
  • przedsiębiorstwach różnej wielkości.

Aplikacja umożliwia automatyzację procesów zachodzących w podmiocie. Moduł pozwala na samodzielne modelowanie procesów, sprawdzanie na jakim etapie znajduje się dany dokument oraz w jasny i czytelny sposób przeprowadza użytkownika przez jego zadanie.

Korzyści jakie wynikają z wdrożenia systemu to przede wszystkim:

  • sprawna praca kancelarii/sekretariatu,
  • szybki przepływ dokumentacji,
  • efektywna praca grupowa,
  • prosty dostęp do informacji,
  • łatwy nadzór i akceptacja pism,
  • porządek w dokumentacji,
  • bezpieczeństwo danych,
  • zautomatyzowane procedury,
  • oszczędność czasu dzięki rozbudowanemu i zaawansowanemu wyszukiwaniu,
  • redukcja szumów informacyjnych,
  • brak potrzeby drukowania i rozpowszechniania dokumentów papierowych wewnątrz instytucji/firmy,
  • kontrola terminowości wykonywania zadań.

WDROŻENIE SYSTEMU R-SOFT DMS

Wdrożenie systemu to bardzo ważny proces, od którego zależy późniejsze efektywne funkcjonowanie systemu. Proces Wdrożenia systemu składa się z następujących elementów:

1. Analiza przedwdrożeniowa obejmująca identyfikację procesów, funkcjonalności i oczekiwań związanych z pracą w Systemie.

2. Ustalenie harmonogramu wdrożenia systemu w sposób niekolidujący z bieżącą pracą jednostki.

3. Ustalenie i konfiguracja parametrów startowych Systemu m.in.:

  • struktura organizacyjna,
  • rejestry, rodzaje i właściwości ewidencjonowanych obiektów,
  • wymagania infrastruktury w tym: wydajność serwera, rodzaj systemu serwerowego, sposób i tryb przeprowadzania archiwizacji danych,
  • skonfigurowanie baz danych w Systemie.

4. Przeprowadzenie szkoleń i warsztatów dla użytkowników i administratorów systemu zgodnie z ustalonym wcześniej harmonogramem.

5. Dostarczenie wersji papierowej oraz elektronicznej (PDF) dokumentacji systemu i jego instrukcji obsługi.

6. Objęcie systemu serwisem gwarancyjnym powdrożeniowym:

  • asysta techniczna,
  • konsultacje telefoniczne,
  • objęcie systemem Help Desk R-SOFT STUDIO,
  • gotowość do przeprowadzenia modyfikacji lub rozbudowy systemu po dodatkowych uzgodnieniach.