Autorski
SYSTEM wspomagający zarządzanie dokumentacją elektroniczną
APLIKACJA TA JEST NARZĘDZIEM WSPIERAJĄCYM OBSŁUGĘ DOKUMENTACJI WPŁYWAJĄCEJ ORAZ WYCHODZĄCEJ Z PODMIOTU, JAK RÓWNIEŻ DYSTRYBUCJĘ KORESPONDENCJI WEWNĄTRZ INSTYTUCJI
System R-SOFT DMS jest naszym autorskim rozwiązaniem wspierający elektroniczny obieg dokumentacji. Jest to narzędzie pozwalające na eliminację tradycyjnej papierowej obsługi dokumentów w dowolnej jednostce, a także zwiększające z sposób znaczący efektywność zarządzania poprzez nadzór nad zadaniami pracowników oraz monitoring procesów.
System R-SOFT DMS jest dedykowany do pracy w:
- jednostkach Administracji Publicznej różnego szczebla oraz ich jednostek podległych,
- szpitalach, przychodniach oraz innych jednostkach medycznych w części administracyjnej („szarej”),
- uczelniach i jednostkach naukowych,
- instytutach badawczych,
- przedsiębiorstwach różnej wielkości.
Aplikacja umożliwia automatyzację procesów zachodzących w podmiocie. Moduł pozwala na samodzielne modelowanie procesów, sprawdzanie na jakim etapie znajduje się dany dokument oraz w jasny i czytelny sposób przeprowadza użytkownika przez jego zadanie.
Korzyści jakie wynikają z wdrożenia systemu to przede wszystkim:
- sprawna praca kancelarii/sekretariatu,
- szybki przepływ dokumentacji,
- efektywna praca grupowa,
- prosty dostęp do informacji,
- łatwy nadzór i akceptacja pism,
- porządek w dokumentacji,
- bezpieczeństwo danych,
- zautomatyzowane procedury,
- oszczędność czasu dzięki rozbudowanemu i zaawansowanemu wyszukiwaniu,
- redukcja szumów informacyjnych,
- brak potrzeby drukowania i rozpowszechniania dokumentów papierowych wewnątrz instytucji/firmy,
- kontrola terminowości wykonywania zadań.
WDROŻENIE SYSTEMU R-SOFT DMS
Wdrożenie systemu to bardzo ważny proces, od którego zależy późniejsze efektywne funkcjonowanie systemu.
Proces Wdrożenia systemu składa się z następujących elementów:
1. Analiza przedwdrożeniowa obejmująca identyfikację procesów, funkcjonalności i oczekiwań związanych z pracą w Systemie.
2. Ustalenie harmonogramu wdrożenia systemu w sposób niekolidujący z bieżącą pracą jednostki.
3. Ustalenie i konfiguracja parametrów startowych Systemu m.in.:
- struktura organizacyjna,
- rejestry, rodzaje i właściwości ewidencjonowanych obiektów,
- wymagania infrastruktury w tym: wydajność serwera, rodzaj systemu serwerowego, sposób i tryb przeprowadzania archiwizacji danych,
- skonfigurowanie baz danych w Systemie.
4. Przeprowadzenie szkoleń i warsztatów dla użytkowników i administratorów systemu zgodnie z ustalonym wcześniej harmonogramem.
5. Dostarczenie wersji papierowej oraz elektronicznej (PDF) dokumentacji systemu i jego instrukcji obsługi.
6. Objęcie systemu serwisem gwarancyjnym powdrożeniowym:
- asysta techniczna,
- konsultacje telefoniczne,
- objęcie systemem Help Desk R-SOFT STUDIO,
- gotowość do przeprowadzenia modyfikacji lub rozbudowy systemu po dodatkowych uzgodnieniach.